ビジネス文書でよくみる様と殿、配付と配布の違いや、捺印と押印なにが違うのかまとめてみました。

こんばんは、東雲です。

 

4月になると職場に若い新人さんが入ってきて、一気に活気づくような感じがしますよね。

そんな姿を見て、目を細めてしまう私もだいぶおばちゃんです（笑）

 

さてさて。

新人さんたちも先輩たちについて色々な業務をするわけですが、当初慣れないのがビジネス文書だと思います。

 

手紙やメールをお客様や取引先などにだすのに、友達にだしていたような感じでは当然アウトです。

ですが、調べ始めるとこまかーくマナーやらなにやらあって、言い回しはかたくて難しいし、謙譲語や尊敬語など学校で多少習った覚えはあるものの、普段からすんなり使えるようになるには慣れが必要です。

今ではビジネス文書の検定もあるくらいですものね。

 

今回は、ややこしいビジネス文書の中でも見ることの多い似た意味の言葉を集めてみました。

あれ？これってどちらを使うのがいいの？ってことあるかと思います。そんな時にチェックしてみて下さいね～。

 

 

「～様」、「～殿」どちらを使う？

一般的に多いのは「様」ですが、たまに「殿」も見かけます。

さて、正しいのはどちらでしょう。

 

・「～様」を使える相手や場面

「様」は目上、目下区別なく使えます。

また、文書だけではなく、電話対応時や会話の中など通常に使えますよ。

 

基本的には「個人名＋様」で使います。

「会社名＋様」というのも敬意を表す使い方として間違いではありませんが、一般的には「会社名＋御中」がマナーとされています。

ここは、働かれる会社の慣習もありますので、それに従ってくださいね。

 

【NGの場合】広く使える「様」ですが、役職名の後や連名時にまとめてしまうのはNGです。

例えば、「総務部長様」といった使い方や「佐藤 太郎　花子様」といった形はいけません。

（連名の場合は、それぞれに様をつけます。「佐藤太郎様　花子様」といった形です。）

 

・「～殿」を使える相手や場面

一般的には、目上から目下へ向けて使うため、取引先やお客様へは避けるのが無難でしょう

「殿」は社内文書や公用文で見受けられることが多いようです。

 

「役職名＋殿」と使い、文書の宛名だけに使い文中では使いません。

今は使ってる方はいないと思いますが、会話でも「殿」は使いません。

どうしても時代劇じみてしまいふざけていると思われてしまう事も…。

 

特に新入社員さんでしたら周りはまず目上ばかりですし、「～殿」は用いない方がいいですね。

 

「配付」と「配布」、どちらが正しいの？

私、これまであまり考えずに使っていたんですよね。

最近のWindowsはえらいもので、ちゃんと違いについてメモで表示なるようなっているので迷う事はないと思うのですが、補足です。

 

・「配付」の意味、使う場面

⇒特定の個人一人一人に配る。関係者めいめいに配るということを意味しています。

「付」は「人に手で渡す」「持っていく」の意味があります。

 

使用例：資料を配付する、テストを配付する

 

・「配布」の意味、使う場面

⇒広く一般に配り渡すことを意味しています。

「布」には「広い範囲にあまねくいきわたらせる」という意味があります。そのため、配布となると不特定多数となるんですね。

 

使用例：ビラを配布する

 

！注意！

平成22年11月30日に改定「法令による漢字使用等について」において

配 付・配 布（「配付」は交付税及び譲与税配付金特別会計のような特別な場合についてのみ用いる。それ以外の場合は「配布」を用いる。）

とされていました。

現在も書類を見ていると、配付・配布両方見かけますが、法令上では「配布」を使うのが正しいとされたようです。

 

「捺印」と「押印」似ているけれど、実は…！

どちらもハンコを押す行為についてですね。

ですが、実際の行為にはだいぶ違いがでてくるんですよ。ビジネス文書で相手に書くときは勿論、自分も今後この言葉を見る場面が増えると思いますので、ちょっと注意してくださいね。

 

「捺印」とは？

⇒署名捺印の略です。

署名とは自分で名前を手書きする行為です。その手書きした書類に印鑑を押す行為を「捺印」と呼ばれます

 

「押印」とは？

⇒記名押印の略です。

記名はパソコン使用など手書きじゃなくてもいいし、代理で自分が書かなくてもいいんです。その記名された書類に印鑑を押すのが「押印」です。

 

お気づきの方もいるかと思いますが、この二つハンコを押すということに違いはありませんが、法律的に強さが変わってくるんですよ！

一番強いのが、署名捺印した書類（手書き＋印鑑）。次が署名のみ（手書き）、その下が記名押印した書類（パソコン等＋印鑑）。最後に記名のみ（パソコン等）の書類ですね。

ぶっちゃけ、記名のみの書類は法的な力はありませんよ。

 

ですので、「この書類に捺印してください」となったら、かなり重要な書類なんだな！と思ってもらえれば間違いないですね。

捺印は押印の尊敬語や丁寧言葉でもないので、ビジネス文書で使う時も要注意ですよ～！

 

さいごに

仕事をしているとみることの多い、ちょっと使う時に迷う言葉についてまとめてみました。

 

同じ行為を指す言葉なのに、重みが違ったり、場面によって使い分けが必要だったりと、こうしてみると本当に日本語って難しいです。

 

他にもたくさんあると思いますので、みつけたり気が付いたらチェック、まとめていきたいと思います。

私が今いる職場はそれほどこのあたり厳しくないのが助かりますが、イチ社会人＆日本人としては間違いたくないところですものね！