こんばんは、東雲です。
試用期間も終わり診断書窓口へ配属となりまして、いざ、本格的に仕事が始まります。
さて、診断書窓口ですることというと、当然患者様からの診断書関連を請け負う事務という事になります。
個人病院だと診察中に先生にお願いして、とか受付のお姉さんに渡してって感じですよね。
ですが、総合病院でも大きな方だった私の勤務した病院では、専用の窓口がありました。
そこでの仕事内容がどんなだったかをご紹介します。
診断書窓口の役割
診断書は先生が書くものなんだし、診療科それぞれで預かったりすればいいのでは？と思いますよね？
確かにその意見はごもっともです。
診察に来て直接先生に会うのに、わざわざもう一か所寄るなんて時間をかけること、病人にさせるの？って思われるのは当然ですよね。
ですが、その診療科一つとっても、受診する患者さんがとても多くてクラークさんの手が足りないって話なんですね。
（人員を増やそうにも、病院さんの経営も厳しいようです。）
先生も数多くの患者さんを診なきゃいけないので、その場で預かってといったことをやってしまうと、それが１件、２件ならまだしも、数多くの診断書の依頼があれば全て先生1人が記憶・管理なんて無理ですよね。
なので、診断書窓口で患者さんから書類をお預かりしたり、簡単な依頼内容の確認などをして受付をし、少しでも先生や外来クラークさんの負担を軽くすることが目的になります。
もちろん、診断書の内容は先生か、専門の助手さんでないと書けませんよ。ちなみに助手さんが書いたものも最後内容確認を先生が行い、先生が署名をするという形です。
診断書窓口での仕事内容
全ての病院でこう、というわけではありませんので、内容についてはご参考までに読んでいただければと思います。
診断書の受付
私の勤めた病院は、医科・歯科があってそれぞれ多くの診療科がありました。
あまり詳しく書くとバレちゃうので、数はぼかしますが、両手では全然足りないくらいです。
なので依頼される診断書も数多くあります。そのため診断書窓口でも、受付はある程度システム化されていました。
流れは以下の通りです。
- 申込用紙に記入してもらう：お名前や診療科名、証明してもらいたい期間など
- パソコンに登録する：持ってきた診断書用紙と申込用紙をパソコンに登録
- お会計計算する：診断書料金などの計算をする
申し込み用紙を書いてもらったりと手間、と言えば手間で申し訳ないのですが、お一人お一人こちらで聞いてって作業をするとどうしても１人にかかる時間がかかってしまって、結局患者さんの迷惑になってしまうので、そこはお願いしていた部分ですね。
その後持参いただいた診断書を預かり、パソコン内に登録されているものだったら、お名前や期間といったことを打ち込みます。
今はなんでも電子化が進んでいます。
知名度の高い保険会社の診断書や、公的機関の診断書などは、その様式がソフトの中に組み込まれているんですね。
なので、こちらで診断書の様式や患者さんの名前や先生に特別お願いしたいことなど記載あればパソコンのソフトに従って必要項目の入力、登録していきます。
データ化された診断書は、内容もパソコン上で打ち込めるため、先生も手書きではない分、楽らしいですね。
ココだけの話、先生の中には大変達筆な方もいらして、読めないくらいの診断書もあるんですね。
そうすると、あとから保険会社などから内容確認の連絡がくるんです。
「ここの数字は30日でいいんですよね？」「先生のフルネームを教えて下さい」などなど。
そういった先生だと、パソコンで打ち込める診断書は当然字体もゴシックとかなのできれいで読みやすく、どちらにとってもありがたいです
中には登録されていない診断書もあります。
そういった場合は、診療がこれからという患者さんには専用のファイルに入れて診療科に持参いただいたりしていました。
ちなみに、診断書の種類ってどのくらいあるか知っていますか？
例えばアフラックさんの診断書だけでも、ざっと１０種類はあります。
それが共済だったり、東京海上日動だったりと保険会社の数だけあるわけです。
他にも、公的な診断書。
年金診断書や、特定疾患についての診断書など、これも数多くあります。
これらの診断書、種類が追加されることはあっても減ることってあまりありません。
なので、おそらく主に取り扱う部分だけでも、官民合わせ100種類はあるでしょうね～。
診断書のお渡し
それだけの診断書の数の為、預かって当日にお渡しという事はほとんどありません。
だいたい早くて1週間、長いものだと1か月とかかかるものもあります。
窓口では、２週間を目安とお伝えしていました。
できあがった診断書は、各診療科からまわされてきたり、パソコン上で作成したものは印刷等行います。
できあがった順に、別の診断書窓口担当ができあがりの電話連絡を行います。
あとは、患者さんの都合のいいときに、窓口に取りにいらしてもらうとなります。
遠方でなかなか取りにいけないときは？
そういった時は、申し込みの際に郵送希望（郵送手数料あり）で受け付けます。
あとから郵送希望に変更も可能です。受診が近い内あれば、その際に手数料の支払い、なければ振込依頼書の発送も行います。
お会計計算をする
診察や診察料のお会計が済んでいる患者さんには、お会計計算もします。
一部の診断書を除いて、診断書の料金は100％患者さん負担の自費払いとなります。
何回か診断書をとっていて、それぞれ別病院だった場合、病院によって料金が違うなーって思った事ありませんか？
診断書料金に関しては、病院ごとに金額の設定をしてよいと定められているんですね。
なので、A病院では5,000円だったのに、B病院では6,000円だった、という事がありうるんです。
ぶっちゃけこの金額設定は病院さんの経営状況によるんでしょうね（笑）
お申込みが多い保険会社の診断書の料金は、5,000円～8,000円（税別）くらいの設定が多いようですね。
他、こまごまと。
あとは、患者様や保険会社からの診断書に関する問い合わせの応対や、自賠責保険についてなども行っていました。
診断書窓口では、業務上名前の確認等でどうしても診断書の内容を目にしてしまいます。
必要以上に読むことはしませんが、他の窓口スタッフよりはより患者さんの個人情報に触れる機会が多いわけで、やはりそのあたり気を使います。
電話応対なども、過去には患者さんの家族と偽って問い合わせをしてきたり、といったこともあったそうです。
窓口での本人確認もまたしかりです。
なかには、本人には病気の事を知らされてないってこともあったり。
他の部署でも当然ですが、医療事務の仕事は口が堅いってこともとても大事ですね。
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